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AP自动化对您的业务连续性计划至关重要的六种方式

通过Getty Images进行AvidXchange

随着越来越多的公司考虑连续性计划,领导者正在集中精力于如何维护对维持照明至关重要的流程。

将应付帐款(AP)标记在该列表的顶部,因为企业在不处理向供应商付款的情况下将很难像往常一样运作。 (就像从字面上打开灯的人一样。)

但是许多公司仍然依靠手动的,基于纸质的AP流程,这可能很难确保他们在紧急情况下的平稳运行。

幸运的是,AP自动化可以确保您的AP部门可以继续批准发票,并可以随时随地安全,高效地从任何位置付款,从而帮助保持业务发展。

以下是AP自动化可以增强您的连续性计划的六种特定方式。

1. AP自动化为您所有与付款相关的文件提供了一个中心枢纽

激活业务连续性计划可能意味着您无法在办公室里浏览文件柜。您将希望能够通过单击一个按钮快速访问任何与付款相关的文件。

AP自动化提供了基于云的中央存储库,因此您不必依赖那些文件柜。而且由于它在云中,所以任何人都可以从任何地方访问它。

2.随时随地访问以查看和批准发票

在手动过程中,审阅和批准发票可能需要几天时间,并且需要许多不同的批准者。等待批准会减慢付款过程,这可能导致延迟付款。

如果您不在办公室,难度会成倍增加。

借助AP自动化,您无需在特定位置批准发票和付款。您所需要的只是互联网接入,您可以通过手机或笔记本电脑进行查看和批准。

3.您可以创建自定义的自动化工作流程

AP自动化允许您创建具有规则和限制的自定义工作流程。这些消除了每月不断与各个人联系以获得批准的麻烦,并为您提供了对过程的控制和可视性。

而且,如果有人不在办公室或无法工作,您的AP团队可以重新安排批准,使业务照常进行。作为一项额外的好处,所有历史动作和评论都被记录下来,因此新的批准者可以在不丢失任何细节的情况下介入。

4.只需单击几下成熟的报告

在手动过程中,美联社部门将花费大量时间从文件柜中拉出成堆的纸张,以大致了解公司的财务状况。

幸运的是,AP自动化通过提供全面的搜索和报告工具简化了流程。这样,当您承受压力且无法访问常规资源时,就可以更快,更轻松地获取数据以制定战略业务决策。

5.电子支付提供简便的纸质支票替代方案

如果您仍在使用纸质支票作为付款方式,那么在危机时期您可能会遇到麻烦。但是,使用提供电子支付选项的解决方案,即使在无法亲自进行实物支票的情况下,您也可以继续向供应商付款。

6.服务团队可以帮助改善您的供应商关系

最好的自动化解决方案将专门的服务团队与软件结合在一起,以完成繁琐的任务,以跟上供应商的付款偏好。

在当今的环境中,这变得特别有吸引力。您将拥有一个值得信赖的AP盟友,他将继续与您的供应商保持联系,以查看他们的接受条件(如果有的话)如何发展,确保他们能够收到您的付款并进行处理。

 


 

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