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使用技术来开除建筑欺诈

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虽然似乎有新的建筑欺诈案件每周报告,但好消息是建筑业在员工和分包商受到欺诈行为影响的企业名单上。根据认证欺诈审查员(ACFE)协会的银行和金融,其次是制造业,政府和公共行政,医疗保健,零售,保险,教育和能源产业都有比建设更多的事件。

坏消息是,即使建筑行业不会引领包装,它仍然受到欺诈的显着影响。

在密苏里州斯普林菲尔德BKD LLP的Angela Morelock,管理伙伴和法医专家表示,在欺诈​​中占年度行业收入的大约6%左右,因此考虑到美国建筑业是每年约为1.2万亿美元的地区,这意味着每年将大量资金交给坏行为者。

如果施工不是欺诈所针对的顶级行业中的一个,为什么似乎得到了超过其头条新闻的公平份额?

“建设得到了一个糟糕的说唱,因为有这么多欺诈问题,”莫雷洛克说。 “很多[案件]在发生时如此高度公布,因为它们往往是回扣计划或者他们在政府建设项目或涉及贿赂方面。”

事实上,她说,42%的建筑欺诈案件涉及腐败 - 即,贿赂,回扣,竞争,现金下桌子和邪恶的“握手”的优惠。 

上个月,联邦检察官 征收费用 针对田纳西州建设行政大卫肯尼迪据称,涉及两次军事基地项目的分包商工作,并批准假发票以换取现金,电汇和其他礼品。据报道,收益率先提交了分包商,加里·赫巴比所拥有的银行账户,他在两年前对他在该计划中的角色辩护。肯尼迪正在等待审判。

红旗

MoreLock在建筑业的其他主要类别的欺诈类别表示,涉及结算或应付账款相关的诈骗。这代表了建设欺诈案件的37%。

当一般承包商的项目经理或其他雇员创建壳牌分包公司时,典型的计费或应付账户欺诈情景发生,然后向一般承包商提交发票,收到从未执行的工作付款。

Citing Acfe统计数据,Morelock表示,当涉及欺诈时,有些方法可以挑选最有可能参与这些骗局的人。最常见的红旗是如果员工有:

  • 个人或与业务有关的财务困难
  • 与分包商或供应商共同密切的关系
  • 不愿意分担职责,坚持维持大量控制权
  • 一个“惠勒经销商”的高压方法来谈判和达成交易

根据ACFE的说法,近90%从事欺诈的人没有先前的记录,主要是因为雇主往往不会带来收费。最重要的原因是害怕宣传不良,雇主有多次来施加某种内部纪律。对于一些公司来说,追求刑事指控并试图恢复被盗的基金才太贵。

预防诈骗

然而,一些承包商可能无法意识到的是,他们已经通过他们已经用来完成日常会计职责的系统来欺骗这项技术。

“我们不是欺诈检测系统本身,”观点的首席产品和战略官员说:“但我们所做的是提供非常紧张的工作流程,批准链和流程的审计跟踪......否则会[离开]欺诈的机会。“ 

加密,安全云环境,工作流程规则,材料和其他购买的三方匹配,付款跟踪,分包商批准和验证 - 所有这些控制措施都是视图系统的一部分。

“在所有情况下,哈里斯说,”一名控制人,首席财务官或所有者都有报告告诉他或她从购买视角和付款视角批准的那一天批准的内容。他们可以每天看到基金流量,“他说。”所以,如果有问题,[可疑]付款是......给供应商,至少它立即被抓住了。“

ViewPoint的另一个关键特征是工作流程级安全性,其给出了授权个人访问付款批准和流程。多级别批准将一个人保留为德国人。

例如,哈里斯表示应付账款员可能会收到支付请求,然后将其发送给项目经理和项目协调员以获取批准,然后将该包转发给控制器或CFO,具体取决于支票金额。观点将跟踪整个流程。

减少风险

在甲骨文建设和工程全球业务部门的客户服务副总裁Mike Antis表示,在实施稳固的会计技术工具中,是掌握人类捍卫方程式的潜力 - 至少尽可能多地。

Oracle的Textura是另一层保护。该软件是基于互联网的发票和支付系统,分包商通过哪些传票系统提交其常规付款请求。由于供应商及其合同信息预加载到系统中,因此可以确保分包商不能超过其合同,并使坏行为者无法为假公司处理支付而言。 

“这个目标在这里,”antis说,“是为了减少承包商的风险,而且还可以释放他们的时间,以便他们可以专注于对他们的企业更有利于的事情。”

Textura采用数字签名技术采取留置权豁免尤为有助于收集留置权,以确保文书工作分包商必须出示的合法性以获得付款。分包商也受益于此过程,因为他们的执行留置权豁免存储在虚拟锁箱中,直到他们收到了一般承包商的付款,将Textura放在可信中间人的位置。

Textura系统还能够向分包商及其材料供应商进行联合支票,这是一个有时易于欺诈时手动或外部处理Textura的安全性时欺诈的过程。

作为向新客户出售的诱因,这些客户在过去或者向现有客户要求高于通常的信贷额的客户,供应商有时会在一般承包商直接支付的条件下这样做与其客户联合支票的形式。

“常时,”Antis说,“如果GC不是非常谨慎地牧养,那么在他们自己的银行账户中只需将支票和存款即可将其存入支票并将其存放在自己的银行账户中。银行没有抓住它。现在这个过程已经失败了。“

如果常规承包商指定支付所需的任何项目缺失或不正确,Textura会自动支付支付。

资产追踪

Autodesk施工解决方案的全球技术解决方案经理Josh Progar表示,还有其他技术工具,承包商可以用于防止欺诈。

项目团队需要在工作开始前评估风险,Progar表示,建立的TradeTapp通过使其能够纳入分包商的财务和安全风险来帮助一般承包商。 TRADETAPP验证分包商文档,使得一般承包商可以确保他们雇用了正确的工作。

一旦项目开始,承包商需要一种追踪其资产和工作的方式。 Progar表示,允许团队在工作站上查看每个资产,以及他们的订单和安装状态。这有助于承包商确保支付物品到达并留在工作中,实际上已经进行了收费。

即使是Plangrid这样的现场软件工具,Progar表示,可以帮助主管和项目经理跟踪完成的工作,避免故意和无意的过度溢磅。

显然,对承包商的欺诈事件违背承包商比抓住它们更有利,而这些工具则提供这样做的手段。 “这是真正的时间可见性,”哈里斯说:“我们认为是......必须更好地控制环境和更好地防止欺诈行为。”

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提交: 商业建筑 技术