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如何开始使用远程出价

信息技术

随着组织继续应对持续发生的COVID-19大流行,许多组织正在将其建设项目招标过程转变为完全偏远的地方,以实现社会隔离并帮助抵抗病毒传播。对于某些人来说,这仅意味着找到一种远程托管出价公开的方法。对于其他人来说,这意味着在短时间内全面检修其整个纸质过程。 

由于我们作为电子投标提供商已有20多年的历史,因此我们有机会与组织中的许多合作伙伴讨论组织所面临的挑战。根据与用户的讨论,我们开发了一系列资源,可帮助代理商开始进行远程竞标并促进远程竞标。

选择合适的平台

如果您以前从未主持过在线租赁活动,那么第一步就是找到您信任的,适合您组织的平台。远程建设招标平台在功能,项目类型和安全性方面可以有很大的不同。例如,我们为州立运输项目和一般本地采购提供在线投标服务-但两者都不适合您。

找到一个可以快速,轻松地被出价受众理解的平台非常重要。其他要查找的功能是遗漏警报,智能投标表单,投标列表以及在线投标保证金验证。如果您在当地的公共机构工作,请考虑与您所在的州或联邦机构联系以获取建议。 

保护您的数据

在大流行期间,在线业务的涌入增加了许多组织对安全网络安全实践的需求。大多数(如果不是全部)投标平台都具有各种安全措施,以确保数据经过加密和认证。挑战在于时机。  

一些公司可能需要邮寄文件,以使您的组织注册其数字验证。在审核出价提供商时,请确保它们当前正在接受远程公证或其他形式的验证,以便您可以快速启动并运行。当您在线移动数据和流程时,请考虑一些常规 网络安全最佳实践.

主持远程投标空缺

一旦您开始以电子方式接受出价,当招标结束时,结果将可在线获得。话虽如此,许多组织选择(或被要求)继续采用传统的出价方式。我们已经看到我们的用户和代理商合作伙伴使用以下工具有效地控制远程出价的开始时间:

付费资源

网络研讨会平台

放大|转到网络研讨会| WebEx& More

考虑使用网络研讨会平台远程托管出价。虽然这些是付费服务,但它们可以提供更大的灵活性并控制谁可以参加开幕式。组织可以将直接邀请发送到其投标人列表或发布公共链接。网络研讨会平台还具有Q等强大的通信功能&一种工具,可使代理机构在远程环境中与投标人进行沟通。许多网络研讨会工具还创建了会话的自动记录,可以在开放结束时发布到您的网站上。

免费资源

直播平台

Youtube Live | 脸书 Live |潜望镜& More

许多网络研讨会平台都是根据网络研讨会参与者的数量定价的。如果您要为大量竞标者提供投标机会,我们建议您测试其中一种免费工具,以查看它是否可以作为具有成本效益的替代方案。尽管这些平台提供的控制和交流功能少于付费网络研讨会平台,但它们易于访问,并且由于品牌的存在,可能已经受到受众的信任和理解。虽然有许多可用的工具,但我们建议您使用Youtube Live或Facebook Live,因为它们很受欢迎且易于使用。

与投标人沟通

过渡的挑战之一是让您的听众了解这一变化。一些机构提供了建立清晰的指导性着陆页以传达必要步骤的良好示例。以下是几个代理商处理此转移的方式:

阿拉巴马州交通运输部(WebEx)

弗吉尼亚州交通局(YouTube)

纽约运输部(网络广播)

西弗吉尼亚州公路局(ClickMeeting)

CalTrans(缩放)

寻找合适的人选

如果您希望为一般州/地方采购或州高速公路/桥梁项目发布投标,则可能对Bid Express感兴趣。 Bid Express最初于1999年启动,是第一个用于高速公路建设的电子投标平台,现已成为安全在线投标的国家标准。要了解Bid Express是否适合您的组织,请与我们联系或注册演示,网址为: //www.infotechinc.com/bid-express.

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