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虚线:成功RFP的原因

此功能是“虚线”系列的一部分,该系列深入研究了建筑行业的复杂法律环境。要查看整个系列, 点击这里.

投标请求(RFP)–它们就像是强烈的招标邀请,承包商对它们的回应可以构成项目运行方式的蓝图,而不仅仅是成本。因此,在准备对其中一份文件的答复时,重要的是要知道RFP与合同之间的关系,对业主有什么好印象以及专家如何应对这些要求。

Sive Paget合伙人约翰·帕特里克·柯兰(John-Patrick Curran)说:“合同很大程度上与RFP的条款有关。”&纽约的Riesel,这意味着承包商需要对其进行仔细的审查,并对其答复采取同等级别的护理。

什么是RFP?

RFP通常与硬性投标请求不同,因为所有者有时会使用RFP来从投标者那里获得详细信息,而其他类型的投标机会中未涉及到该细节。

副总裁兼总监Jorge Moros说:“ RFP流程通常用于项目的设计可能未完全完成的项目,因此业主正在寻找建筑合作伙伴共同制定项目的执行计划。”迈阿密广场建设的业务发展。

为此,密尔沃基的休斯·布莱克威尔(Husch Blackwell)的合伙人约书亚·利维(Joshua Levy)说,RFP可能会提出以下问题:

  • 承包商的项目管理方法。
  • 谁将组成项目团队。
  • 公司在建筑信息模型(BIM)方面拥有什么经验。
  • 所有权结构。
  • 过去类似项目的简介。
  • 承包商将执行什么样的质量控制计划。
  • 成本和进度控制方法。
  • 公司与主管部门使用的方法。
  • 如果将根据设计建造合同进行工作,则将对项目的主要功能进行一般性描述。
  • 计划和规格(如果开发已经有设计)。

而这样的例子不胜枚举。到一家建筑公司回答如此详细的RFP中的每一个问题时,如果赢得该项目,它就有可能制定出完善的攻击计划。

Levy说,当然,还有一些较小的项目也使用RFP,并且可以对这些文档进行定制以满足所有者的需求。

Curran说,RFP可能还包含合同的副本,提交建议书可能会使承包商遵守该合同的条款。在这种情况下,与任何其他建筑合同一样,由律师审核RFP很明智。

列维说,他希望看到更多的所有者将合同包括在RFP中,他说,这将使各方有时间在授予项目之前就解决有关合同的问题。

Curran说,只要承包商有足够的时间在投标截止日期之前梳理合同和反对意见,这对承包商来说就不成问题。

其他注意事项

但是承包商需要注意RFP的其他不太明显的部分-那些可能会影响中标者有望签订的合同的部分。 Curran说,例如,可以将填写完整并提交的投标表格视为要约,一旦所有者接受要约,则各方可以根据RFP中的回复签订合同。如果承包商退回了投标中包含的任何项目,则所有者可以拒绝投标。他说,尽管如此,通常这些物品通常会来回晃动。

以该项目的拟议人员编制为例。一些RFP要求提供有关谁将成为团队成员的详细信息,包括项目主管。但是该项目可能需要6个月或更长时间才能破土动工,而且预测谁将成为现场监督团队的成员是不现实的。这样的承诺也未能预料到人员的合法转移。

恩格尔伍德建设公司的运营总监查克·泰勒(Chuck Taylor)曾说过,有一位客户想在合同中写上现场主管的名字。恩格尔伍德解释说,尽管这个人具有出色的项目技能,但他有一种威胁,要是不给他意外的津贴和加薪,就要辞职。

泰勒说:“作为企业,我们不能被扣为人质。”因此,他们向客户解释了这种情况,客户表示同意,并给了恩格尔伍德宽容的余地以寻找另一个主管。他说:“对客户而言,这是一个完全透明的过程。”

泰勒说,与客户就此或任何其他RFP响应保持领先,比仅同意客户想听到的任何事情要好,然后继续工作而无需考虑合同,因为工作正在进行。

承包商说:“你不能做诱饵和转换。” “这对客户不公平,是做生意的短视方式。” 

他补充说,大多数客户了解施工过程的这些及其他特点,并愿意就合理的要求进行谈判。

但是,在签订合同之前,所有者可能需要一些但不应该得到的信息。 “有时我们会在最初的RFP响应中推迟提供某些专有信息,” Moros说。 “相反,我们声明在授予该项目后将提供某些文件或信息。”

泰勒说,对于恩格尔伍德来说,这种专有信息包括分包商的名称及其出价。

他说:“如果我们仍处于与其他总承包商竞争的情况下,我们必须保留子信息,直到获得合同为止。”恩格伍德(Englewood)对提案的这一部分保密,因为该公司已经与(稀有)不道德的客户打交道,这些客户试图利用RFP中列出的潜艇将他们自己的“影子”团队放在一起。

更多红旗

柯伦说,承包商还应注意的另一种潜在法律陷阱是,措辞表明未能提出对所提供的样例合同进行变更的提议,构成了提交提案后的接受。如果承包商有时间让它由律师审查,那么这不一定是问题。

他说:“但除此之外,我只是觉得这不是一个好主意。这几乎就像是一种欺凌形式。”

库兰说,业主似乎在广播说它在经济上占了上风,用语言告诉承包商,如果他们继续前进,他们就会被合同束缚。他说:``这不是(关系)应该开始的方式。'' “业主需要确切知道业主从其所花的钱中得到什么,而承包商则需要确切知道其所付的钱在做什么。”

RFP流程也可以成为承包商退后一步,考虑他们是否真的要执行该项目的绝佳机会。

莫罗斯表示,Plaza Construction已被邀请对与风险回报率不符的项目回应RFP,因此公司将其转嫁给他们。

泰勒还说:``在竞争性招标的情况下,如果有一个我们无法回答的问题,我们可能不属于那个RFP。'' 

但有时在前面的所有者那里有一个摆动的房间。他说,例如,恩格尔伍德(Englewood)在过去五年中没有完成预制混凝土项目。因此,如果公司决定再次进行此类工作,那么RFP可能会包含一个问题,要求提供有关过去三年Englewood预制项目的详细信息。在这种情况下,公司会提供相关经验,并让所有者决定时间是否太长。 

业主想要什么

密尔沃基市倡导者极光医疗保健系统设施副总裁凯利·诺埃尔说,从业主的角度来看,在完成RFP时,应记住一些向前推进提案的承包商的规则。

首先,最重要的承包商应阅读并遵循RFP的指示。她说:“这似乎很基础,但这是我对自己的沟通能力有多强的第一反映。”借此机会,大家也可以就RFP要求的解释在同一页面上。

至于回应,她说,它们应该是透彻,周到的,并反映出对所有者的目的,使命和价值观的理解,并表明工作将如何增强或帮助实现这些目标。

另外,电话或电子邮件也很有效。如果存在不确定性(例如RFP提出的要求,有关页面限制的规则,指向多媒体演示文稿的链接是否可以替代书面答案等),那么与所有者进行澄清比仅提交文档并希望获得解决方案更明智。最好。

入围者一旦入围,便有机会通过一次采访给人留下深刻的印象,但现在不是时候进行毫无意义的演出了。 “在那里的人应该有一个在那里的目的,”凯利说,“通过这次采访,我们可以解释他们为什么在房间里。

“我们总是时间有限,要让我永远都无法与之互动的人带来帮助是无济于事的。”

她说,面试也是承包商在完成书面流程后有机会与众不同的机会。凯利说:“这是我们唯一的机会,可以直觉这种关系是否会奏效。” “我们在RFP中要求的很多内容是确保您可以选中最小的框。在这些采访中,您可以亲自完成的工作就是如何完成我们的整体项目,以及整个关系如何成功。” 


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