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虚线:如何准备建设项目审核

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此功能是“虚线”系列的一部分,该系列深入研究了建筑行业的复杂法律环境。要查看整个系列,  点击这里 .

关于“审计”一词,有些东西。无论是在某些税务机关的通知中还是在建筑合同中出现,即使没有什么可隐瞒的,第三方戳破公司记录的可能性也可能令人不安。但是,项目审核是许多承包商必须面对的问题。

从财务角度来看,对通过合同交付的项目进行的审计非常普遍,例如通过成本加费用,具有保证的最高价格(GMP)的成本加费用。这是因为在这些安排中,所有者的风险最大。

例如,在费用加费用的安排中,向承包商偿还了实际费用,外加一些基于成本的商定百分比。成本越高,百分比越高。时间合同和重大合同的相似之处在于,向承包商支付费用,然后为利润和间接费用支付一些倍数。

具有GMP的成本加费用通常还包含意外费用,承包商将使用这些意外费用来支付合理的建筑费用,例如设备或材料。如果在项目进行过程中没有花费那笔应急费用,承包商和业主通常会分摊节余。

在这种情况下,可以理解的是,所有者会希望收回最大的可用储蓄金额,并且肯定不会为加垫的账单支付加价。

一次性合同的财务记录通常不受审核,因为所有者同意支付固定价格,而不管文档是否支持固定价格。只要工程符合规范并按时交付,建筑公司有权保留其设法实现的任何节省。另一方面,承包商陷入预算超支的困境。

纽约市的律师Michelle Schaap认为,这是一个例外 基耶萨·沙希尼安& Giantomasi,即是否有变更订单或违约金索赔。她说,即使合同是根据一次性协议授予的,业主通常也有权查看支持这些数字的文件。

Schaap说,进行审核的可能性当然取决于合同的内容以及所有者的熟练程度。她说:“经验丰富的所有者可能会进行例行审计。” “如果一个小的,老练的所有者……对结果感到满意和满意,很可能他们没有进行审计。”

有时,所有者会简单地利用审计的威胁来促使承包商保持准确,彻底的记录。 “希望这将使承包商保持笔直而狭窄”,美国律师事务所合伙人约书亚·阿特拉斯(Joshua Atlas)说 索尔·尤因·阿恩斯坦& Lehr 在佛罗里达州西棕榈滩

他说,除非存在这种情况,否则审计可以在项目进行过程中定期进行,也可以在项目结束时定期进行。

但是,如果业主希望查看的不仅仅是发票和收据,承包商也不应该感到惊讶。 “定义审计一词很难,”阿特拉斯说。业主,特别是公共机构,希望确保承包商遵守许多合同规定,包括安全程序,移民要求,小型企业和少数族裔的预留要求,以及现行的工资法,以经核证的工资单证明。

沙普说:“如果这是一个公共项目,那么[审计]可能是确保您没有受贿。”她说,例如,可能存在一些问题,即从州外引进工作人员而不是雇用当地人,以试图确定是否有现金支付给招聘承包商或其他形式的交易。

Atlas表示,确保安全协议通常是所有者的首要任务,这是因为项目上的工人真正关心的问题,而且还因为严重的事故可能导致昂贵的诉讼和危急的停机时间。

不仅如此,总部位于纽约的会计和商业咨询公司的建筑业务负责人卡尔·奥利维里(Carl Oliveri)说 格拉西 & Co。但是,如果存在财务违规行为,例如误报要求普遍工资的项目的工资,或者仅使用少数族裔企业作为通行证,那么刑事指控就不成问题了,尤其是在纽约市曼哈顿区检察官办公室设有激进的建筑欺诈工作队。

那么,承包商可以为审核做些什么呢?

知道合同怎么说

Schaap说,审计规定可以决定允许业主多久审计一次,要求承包商保留什么文件,以及必须将这些记录保存多长时间并提供给业主。有些合同甚至授予所有者在项目完成后对项目进行良好审核的权利。

她说:“在某种程度上,您必须向下看食物链到分包商和供应商,因此您要确保可以证明任何索赔的合理性。”

Atlas指出,在敲定一项包含审计的协议时,通常很少发生冲突。他说,例外之一是就排除涉及某些项目的固定费用的合同的审计权进行谈判,这类似于一次性合同的规定。

Atlas补充说,项目管理软件可以帮助在一个地方组织和维护记录,从而使审核过程更快,更简单。

有条理

“精心组织的文档是律师和会计师的梦想,”阿特拉斯说,“并为您提供了清晰的画面。该文档包括带有相应留置权豁免的分包商发票,日常活动和会议日志以及其他项目文档。

Schaap说,对于承包商在日常运营中考虑审核文件的要求并相应地调整表格和程序也很重要。

进行试运行

格拉西的奥利维里(Oliverri)说,客户聘请他的公司担任第三方审计师,但他补充说,一些承包商还希望进行审计“排演”,以确保他们为真实的事情做好了准备。 

Oliveri说,Grassi会查看项目的完成百分比,并与进度帐单相符,跟踪毛利润,并尝试找出利润下降的事件或任何工作成本变动的迹象,这些都会使项目看起来或多或少地获利比实际情况要大。这些东西会使用户-银行,所有者,业务伙伴等-对公司财务状况和管理质量的描述不准确。

Oliveri说,在试运行的过程中,Grassi还检查是否遵守合同规定,以最大程度地减少其他风险。他说:“我们没有借方和贷方。” “我们从财务报表中脱颖而出,在这里我们就可以创造价值。”

作为顾问工作的一部分,该公司提倡积极的工具箱对话,而不是在执行政策或制定产品时走捷径,要遵守道德规范,并要员工向上级指挥部报告问题。

奥利韦里说:“审计超出了财务风险。” “这实际上与总体公司风险以及那里的风险有关。”


点线系列是由AIA ContractDocuments®提供的,AIA ContractDocuments®是设计和建筑合同的公认领导者。要了解有关其200多个合同的更多信息并访问免费资源,请访问其网站 这里 。 “ AIA合同文件”对本文中“环球建筑新闻”的覆盖范围没有影响,其内容也不反映美国建筑师协会,“ AIA合同文件”或其员工的观点。

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