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预防建筑欺诈的5项措施

编者注:以下是Elan Parra的来宾致辞,Elan Parra Lemire LLC,这是一家位于纽约市的合规与风险管理公司。

在许多行业中,管理潜在的欺诈行为已成为现实,但在建筑业中尤其如此。虽然好人比坏人多,但如果您拥有或管理建筑业务,最终您可能会遇到欺诈。发生这种情况时,采取一些简单的措施可以使您的公司免受不可挽回的损失。

尽管欺诈行为盛行,但要发现它还是很棘手的,特别是对于可能没有经验的新业务,这些欺诈可能会渗透到工作现场。但是,当监管机构来敲门而您的公司名声高涨时,无知绝不是借口。

全国建筑业的高涨意味着监管机构不可避免地要打击建筑业的欺诈,腐败和浪费。 

一个代价高昂的民事诉讼的例子是,去年美国劳工部镇压了两家马萨诸塞州的建筑公司及其两名雇员,因为他们发现这些公司 分类错误 他们的雇员是独立承包商。结果?同意判决命令公司 支付240万美元的欠薪 以及将近500名员工的违约金,以完全遵守 FLSA ,以维护准确的时间表和工资记录,并聘请至少一名独立顾问来开发工资合规系统。

欺诈行为还可能导致刑事诉讼。在芝加哥,据称一名承包商最近被指控犯有四项欺诈罪 允许另外两个主要承包商 用她的公司名称来满足全市少数族裔和妇女所有的业务( MWBE )采购目标。 2014年,另一家位于芝加哥的建筑公司被勒令支付1200万美元,以了结关于该公司在旨在使美国受益的采购项目上欺骗政府的说法。 MWBE  分包商。参与或忽略欺诈的后果是真实的,并且随着政府对当今建筑业蓬勃发展的关注,这种后果正在加剧。

在许多司法管辖区,法律已经要求总承包商采取措施确保分包商不从事非法活动。越来越期望建筑公司监视和调查潜在的犯罪活动。考虑到这一点,这是一些易于实施的措施,任何公司都可以采用这些措施来避免潜在的欺诈行为。

1.将尽职调查筛选作为您选择与之开展业务的任何公司的要求。 对分包商和委托人进行背景调查,以发现税收留置权,判决和其他违法行为。甚至简单的Google搜索都可能出现潜在的危险信号。另外,花一些时间来学习他们的业务结构。例如,是否有子公司帮助掩盖主要身份?换句话说,请确保您知道与您真正开展业务的人,包括可能也会带来风险的长期业务合作伙伴。

在没有进行连续的尽职调查或审核实践的情况下信任先前的业务关系可能会变得特别危险。这是经典的“披着羊皮的狼”的场景。不幸的是,基于先前的关系而忽视欺诈或违反法规的风险并不少见。随着企业的变化,他们的做法,文化和协会也随之变化。事先的关系不应该是唯一的试金石。

2.指定一名首席合规官来管理您的尽职调查工作,并进行定期,持续的审查。 您的合规官应直接向所有权或董事会报告,这在确保问责制的同时还发送了您非常重视合规性的信息。顶部有一条直线,可以防止在采取行动纠正问题之前弄清事实。但是仅仅拥有一个标题持有者是不够的。

3.在其他重要的审计实践中,合规官应有权分析工资单,发票和合同,并且应有权接触工作现场的每个人。 这意味着要进入现场与工人交谈,保持彻底的记录(最好是电子记录),与分包商建立友好关系,并确保公司中的任何人以匿名方式举报可疑的欺诈,浪费或非法活动。如果您想从公司内部聘请合规官,请考虑各种培训机会,以扩大您的官官对面试技巧,审计实践以及新的和不断变化的法律,法规和规章的了解。这些工作将使您的合规官完全致力于识别欺诈和工作上的浪费,最终将帮助您公司的盈利。

但是,在选择首席合规官时,施工经理应谨慎。您不希望只有一个人查看所有书籍并做出有关合规性的重要决定。与所有者或董事会一起开发系统,以确保制衡,评估程序的完整性并确定需要改进的地方。这应该包括对内部控制的定期审核和评估,以及要求分包商向您的合规计划提交的合同条款。

4.为此,值得与经验丰富的法规遵从专家进行咨询,他们可以帮助建立法规遵从协议,尤其是在您首先打算实施它们时。 经验丰富的专家可以帮助您正确安装系统,并消除许多猜测工作。

5.最后,确保组织中的每个人都清楚了解后果 参与或忽视欺诈行为,包括虚弱的罚款,潜在的取消资格,最重要的是对公司的声誉造成损害。诉讼会耗费大量金钱,违规行为最终可能使您陷入法庭。

建筑行业中几乎所有事物都以风险为中心。简而言之,检测欺诈是您的风险计算中必须包含的一个变量。预先实施这些相对简单的步骤可以帮助您保护声誉,并从长远来看最终确保底线的完整性。

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